Arrêtez de faire des listes de tâches! Cela vous place bien souvent dans une position d’échec et de frustration. Examinons la liste des choses à faire que vous êtes en train de gérer: Combien de fois vous intéressez-vous uniquement aux tâches que vous pouvez finir en deux minutes? Combien de tâches n’en sont pas, mais plutôt des projets sérieux qui nécessitent une planification considérable ?
Il y a cinq points fondamentaux  qui rendent la to do list inefficace.

Le paradoxe du choix

Barry Schwartz et Sheena Lyengar ont exploré le domaine des problèmes générés par le fait d’avoir trop de choix. Schwartz souligne que plus le nombre de choix augmente, plus nos émotions négatives augmentent par l’accroissement du nombre d’opportunités. Dans des recherches complémentaires, Lyengar a montré que notre cerveau nous submerge au-delà du traitement de sept options. Moins il y a de choix, plus la décision est facile à prendre. Face aux 58 tâches de votre to do list, vous serez soit paralysé, soit vous passerez une heure à envoyer des emails au lieu de faire un véritable travail.

La complexité hétérogène de la to do list

Lorsque votre liste de tâches en contient certaines qui vont vous prendre 3 minutes et d’autres 33 minutes, vous mettrez toujours l’accent sur la plus courte pour le gain psychologique qu’elle vous apporte et la satisfaction d’en avoir éliminé une de plus. Cela signifie que certaines de ces tâches – la relecture des 135 pages du nouveau manuel des avantages sociaux par exemple – vont attendre longtemps, très longtemps.

La complexité hétérogène de la liste de tâches

Priorité hétérogène

Votre to do list peut comprendre des tâches de priorités différentes. Dans ce cas, vous avez plutôt  tendance à vous arrêter sur les tâches de priorité « élevée » et laisser celles de priorité « basse » en jachère … jusqu’à ce qu’elle devienne elle-même une priorité « élevée ». Mais préférez-vous prendre soin de l’entretien de votre voiture quand il s’agit d’une priorité « basse », ou quand il s’agit d’une priorité « élevée »: lorsque votre voiture tombe en panne à 3 heures de la maison par exemple?

Manque de contexte de la liste de tâches

Le fait de faire des listes ne fournit pas les informations sur le contexte nécessaires à l’exécution des tâches pour bien les organiser. Toutes les tâches se ressemblent sur ​​le papier – trois ou quatre mots sur une ligne. Mais cela n’affiche pas l’information essentielle dont vous avez besoin: combien de temps prend chaque tâche ? Et le corollaire : de combien de temps disposez-vous ? Si vous ne pouvez pas répondre à ces questions, vous ne pouvez pas vous organiser.

Manque de dispositifs d’engagement

Une liste de tâches ne vous empêche pas de choisir entre les tâches les plus agréables et les plus importantes (et souvent les plus difficiles) parce qu’elles n’ont pas de «dispositif d’engagement » qui vous enferme dans un processus que vous n’avez pas choisi. Le général chinois Han Xin utilisait les données géographiques comme d’un dispositif d’engagement: il positionnait ses soldats dos à une rivière pour qu’ils ne puissent pas fuir l’ennemi. Beaucoup moins spectaculaire, un logiciel qui désactive votre accès à Internet après une période de temps prédéterminée agit comme un dispositif d’engagement.

Une liste de tâches ne vous empêche pas de choisir entre les tâches les plus agréables et les plus importantes

La vie dans votre agenda

L’alternative à l’inepte to do list est ce que j’appelle « la vie dans votre agenda ». Cela consiste à établir la liste des choses à faire, puis à estimer le temps que chacune d’elle consomme et enfin de les inscrire dans votre agenda. (Ne pas oublier de garder du temps pour traiter vos e-mail et de laisser un espace vide – Une à deux heures – chaque jour, pour faire face aux impondérables). Au final, vous réalisez un plan d’action pour organiser votre travail.

Décider quelle tâche mettre en oeuvre et à quel moment vous aide à surmonter le paradoxe du choix, compense l’hétérogénéité intrinsèque de votre travail, vous renseigne en terme de délai, et génère un dispositif d’engagement (soft) pour vous aider à faire la bonne action au bon moment.

C’est un exercice révélateur: vous trouverez probablement qu’il est difficile – voire impossible – de trouver une place pour chaque chose. Mais c’est la réalité de votre vie. Vous avez simplement utilisé le calendrier pour dresser un portrait fidèle de vos engagements dans l’organisation de votre temps. Faites donc en sorte de rendre ces engagements visibles. Après tout, un homme averti en vaut deux…

Organiser votre travail dans votre calendrier vous permet de mieux déterminer si oui ou non vous pouvez (ou devez) dire oui à un nouveau projet. Et si vous dites oui, vous pouvez déterminer au mieux quand vous êtes raisonnablement en mesure de le faire.

Vous pourriez penser, « je n’ai aucun moyen de dire à mon patron que je ne peux pas le faire d’ici la mi-Février ». En fait vous le devez. Le Directeur Financier dit non quand le Président veut emménager dans un nouveau bâtiment ou embaucher de nouvelles personnes, et que la société ne peut pas se le permettre. Cela fait partie de sa responsabilité professionnelle. Vous avez le même genre de responsabilité: répondre aux attentes en fonction de ce que vous pouvez accomplir avec la quantité de temps de production dont vous disposez.

Alors faites-vous une fleur: abandonnez les listes de choses à faire, et commencez à « vivre dans votre agenda » dès aujourd’hui.

Voir aussi :
Plan d’action : Donner la priorité aux priorités !
Comment structure un plan d’action opérationnel avec Advanseez?

by Daniel Markovitz  |   2:11 PM January 24, 2012
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