Certains penseurs soutiennent que : « Il ne saurait être question d’action que de la part d’un être capable de viser un résultat [1] ».

Cela colle assez bien avec l’idée que l’on peut se faire d’une équipe et des efforts qu’elle consent pour canaliser, vers un objectif, des énergies d’origines diverses, afin d’atteindre un résultat.

Pour nommer cette démarche, et en fonction des organisations, vous avez probablement croisé les termes de « Plan d’Action », de Feuille de Route, peut-être même d’OKR[2] ou tout simplement de Plan. S’agissant donc de ce « Plan d’Action », de quoi parle-t-on ? Pouvons-nous nous arrêter sur un début de méthode ?  Quelles-sont d’après nous les 10 bonnes pratiques ?

Ce qu’est un plan d’action et, ce que n’est pas un plan d’action

Pour commencer, il est important, dans ce qui vous occupe vous et votre équipe, de distinguer, ce qui couvre le « domaine de l’organisation » de ce qui couvre le « domaine de l’action »[3].

 Le flux, que vous traitez de manière constante en matière de produits et services à réaliser, c’est-à-dire le « volant » de votre quotidien, ce qui pour nous est de l’ordre de l’ « ordinaire », est du « domaine de l’organisation ». Il fait référence à la nature des tâches à exécuter.  

Le plan d’action, lui, pour un objectif donné, vise un résultat bien particulier, pour une période considérée. Il s’agit d’un niveau de résultat vécu comme un challenge, comme un « plus » que se propose d’atteindre l’équipe. C’est le « domaine de l’action ». C’est ce que nous qualifions comme étant de l’ordre de l’« extraordinaire », qui sort de l’« ordinaire », c’est-à-dire qui se démarque du strict quotidien.

DOMAINE DE L’ACTION DOMAINE DE L’ORGANISATION
 ⇩
PRIORITÉ RAISON D’ÊTRE
OBJECTIF ACTIVITÉ
PLAN D’ACTION TÂCHE
RÉSULTAT
FINAL
PRODUCTION
(Produits / Services)
Source : P. Ramond (2017), Le management opérationnel des équipes : Direction et animation, EditionMaxima, 4e édition, p. 77
  Ainsi, quand une to-do list peut vous aider à gérer votre quotidien (domaine de l’organisation) pour produire dans une logique de moyen, un plan d’action vous permet de vous projeter, de vous challenger et de vous organiser dans une logique de résultat (domaine de l’action).

Un plan d’action n’est donc pas une liste de tâche (to-do list)

Un plan d’action est construit autour d’objectifs qui donnent une cible pour focaliser les énergies. Le plan d’action doit permettre le passage, d’un état initial connu, insatisfaisant ou plus complètement satisfaisant, à un état souhaité satisfaisant. Le Plan d’Actions peut ainsi être représenté comme un pont jeté entre la situation actuelle et la situation souhaitée, c’est-à-dire une structuredu type échafaudage capable de soutenir l’Intention. Pourquoi cela me diriez-vous ?

Un objectif est quelque chose de tout à fait virtuel, qui n’a pas d’existence tangible dans la réalité physique, et qui faute d’un soutien approprié risque tout simplement de s’essouffler pour finalement sombrer dans l’oubli.

Outre le fait que le plan d’action est un outil de prévision et de planification, celui-ci est essentiel dans le suivi de la mise en œuvre et dans le suivi des correctifs apportés en cours de réalisation. Celui-ci vous permet également d’estimer le temps dont vous avez besoin pour venir à bout de vos objectifs et d’anticiper de potentiels obstacles.

Définir des objectifs est le principal moyen d’assurer une vraie responsabilisation des individus. Une fois fixé, l’objectif permet à chacun de se prendre en charge et d’organiser son travail comme il le souhaite.

Si vous êtes manager la question du choix d’un management par les tâches ou d’un management par les objectifs vaut donc le coup d’être posée.

Le plan d’action : Avant de parler de bonnes pratiques, un peu de méthode

Il existe 8 étapes essentielles pour réussir la construction et la mise en œuvre d’un plan d’action :

Etape 1 : Définir votre Objectif ou Ambition Générale pour ce plan. Il s’agit d’identifier l’état initiale que vous souhaitez quitter pour un état final que vous visez ; concrètement les résultats que vous souhaitez atteindre.
Exemple de méthode : QQOQCP.

Etape 2 : Recherchez ensuite l’ensemble des causes, des opportunités et menaces de l’environnement ou des dysfonctionnements qui ont conduit à la formalisation de l’objectif général.
Exemple de méthode : SWOT 
 

Etape 3 : Sur la base des causes identifiées les plus importantes, formulez vos objectifs. Définissez des priorités. Quels sont les objectifs les plus importants / essentiels pour concrétiser votre objectif général. Fixez des délais, des dates butoirs à vos objectifs.
Exemple de méthode : SMART
 

Etape 4 : Prenez des mesures pour passer à l’action. Énumérez et sélectionner les actions essentielles à l’accomplissement de vos différents objectifs et les résultats clés que vous souhaitez atteindre à travers leur réalisation. Pensez au développement de nouvelles compétences, au renforcement de votre équipe (obtenir une aide extérieure) …
Exemple de méthode : METAPLAN
 

Etape 5 : Formuler et planifier les actions : Envisager concrètement le mode de réalisation de l’action, le « comment » : La méthode employée, la procédure à respecter, les moyens spécifiques nécessaires. 

Etape 6 : Déclinez chacune de vos actions en initiatives (tâches) à prendre et à planifier pour venir à bout de vos actions. Répartissez-les-vous. 

Etape 7 : Lancez et animez le plan d’action. Définissez en équipe des règles de collaboration autour du plan (définissez, notamment, une fréquence minimale de contribution individuel au plan, planifier un point de suivi collectif…), déléguez les responsabilités, développez un esprit de co-responsabilité dans l’atteinte des objectifs du plan…
Exemple d’outil : CHARTE DE COLLABORATION
 

Etape 8 : Mesurer vos progrès afin d’établir de nouvelles stratégies et franchir les obstacles que vous rencontrez.

Le plan d’action en 10 bonnes pratiques

    1. Cadrez-bien votre objectif général et assurez-vous de vous être fixé des objectifs SMART
    2. Restez réaliste quant aux délais et aux objectifs fixés.>
    3. Ne pas confondre « Action » et « Tâche » pour ne pas faire de votre plan une « méga » To-do List sans finalité claire. Une action est une activité essentielle pour la réalisation de l’objectif. Si elle n’est pas essentielle, n’est-ce pas une initiative (tâche) ?
    4. Une action vise un Résultat Clé. La difficulté consiste à circonscrire correctement l’action avec deux risques [4] : L’amalgame : l’action définie englobe en fait plusieurs actions, et l’émiettement : l’action est plutôt un geste élémentaire et le plan d’action deviendra pléthorique, c’est-à-dire inutilisable.
    5. Formuler les actions d’une manière univoque : il faut pouvoir dire d’une action, sans contestation possible, si elle a été réalisée ou non.
    6. Trouvez le juste milieu entre un plan d’action trop léger et un plan d’action trop détaillé. Il doit être un document clair et simple. Dans le cas contraire celui-ci deviendra inexploitable et son utilisation aura été une perte de temps conséquente.
    7. Outillez-vous pour faciliter l’élaboration, le partage et le suivi du plan d’action (cf. https://www.advanseez.com/fr/fonctionnalites/ )
    8. Formalisez une charte de la collaboration autour du plan
    9. Pour optimiser l’efficacité de cet outil de pilotage, la communication entre les membres de l’équipe est essentielle. En effet, adopter une approche collaborative de travail, garantira un gain de temps et révèlera tous les bénéfices du pilotage de l’action avec un plan partagé.
    10. Il est nécessaire de souvent faire le point pour s’assurer de rester aligné avec ses objectifs et de ne pas commettre d’oublis.  Vous pourrez ainsi mesurer les progrès effectués et si nécessaire mettre en place de nouvelles stratégies afin de faire face à de potentiels obstacles ou simplement dans le but de vous améliorer.
[1] P. Fontaine (2007), L’Action, éd. Ellipses, p. 5
[2] La méthode OKR est une méthode de management utilisée pour définir et réaliser le suivi d’objectifs et de résultats.
[3] P. Ramond (2017), Le management opérationnel des équipes : Direction et animation, EditionMaxima, 4e édition, p. 77
[4] P. Ramond (2017), Le management opérationnel des équipes : Direction et animation, EditionMaxima, 4e édition, p. 99

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